Hướng dẫn sử dụng quản trị email server mới nhất 2024

Hướng dẫn đăng nhập quản trị

Sau khi khởi tạo dịch vụ mail server BICWeb sẽ gửi cho bạn link thông tin đăng nhập hệ thống quản trị.

• Link: (BICWeb cung cấp)
  
• User: userlogin
  
• Password: *******
  

Các bước để đăng nhập tài khoản quản trị như sau

Bước 1: Truy cập link trên trình duyệt web

Bước 2: Điền thông tin đăng nhập

• Tên người dung: userlogin
  
•  Mật khẩu: Password đăng nhập
  

Bước 3: Click đăng nhập

Đổi mật khẩu tài khoản quản trị

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị như hướng dẫn mục 1.

Bước 2: Click chọn Password & Security

Bước 3: Điền các thông tin mật khẩu.

•  Old Password: Điền password cũ
  
•  New Password: Điền password mới cần thay đổi
  
•  New Password (Again): Điền password mới cần thay đổi 1 lần nữa
  
•  Password Generator: KH có thể click chọn mục này để tự tạo password tự động
  

Bước 4: Click chọn Change your password now! để thay đổi password.

Tạo Mailbox

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị như hướng dẫn mục 1.

Bước 2: Click chọn Email Accounts

Bước 3: Chuyển sang tab Add Email Account. Điền các thông tin để tạo mail như sau

• Email: Tên email
  
• Password: Mật khẩu của email
  
• Password (Again): Nhập lại mật khẩu của email
  
• Mailbox Quota: Dung lượng đặt cho email
  
• Password Generator: KH có thể click chọn mục này để tự tạo password tự động
  

Thay đổi mật khẩu Mailbox

Để thay đổi password tài khoản email. Cần phải làm các bước sau:

Bước 4: Điền mật khẩu password cần thay đổi cho mailbox

• Password: Mật khẩu mới của email
  
• Password (Again): Nhập lại mật khẩu mới
  
• Generate: KH có thể click chọn mục này để tự tạo password tự động
  

Bước 5: Click chọn Chage Password để thay đổi password.

Thay đổi dung lượng Mailbox

Để thay đổi dung lượng quota cho tài khoản email. Cần phải làm các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị như mục 1 >> Click chọn Email Accounts

Bước 2: Chuyển sang tab Email Accounts >> Điền tên email cần thay đổi dung lượng ô Email Accounts để tìm kiếm mail này >> Click chọn Disk and Quota

Bước 3: Xuất hiện tab thay đổi dung lượng. Tại ô Mailbox Quota điền dung lượng cần thay đổi

Bước 4: Click chọn Save để lưu lại dung lượng thay đổi.

Thiết lập chế độ Forward Mailbox

Chế độ forward là chuyển tiếp email đến, tức là email nhận được mail và email forward cũng sẽ nhận được mail này. Để thiết lập chế độ này làm các bước sau.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị như mục 1 >> Click chọn Forwarders

Bước 2: Click chọn Add Forwarder ở Mục Create an Email Account Forwarder

Bước 3: Thiết lập chế độ forward email bằng cách điền các thông số sau

Bước 4: Click chọn Add Forwarder để thiết lập chế độ forward

Tạo Mailist Private

Mail list Private: Là chỉ những thành viên trong nhóm mail list này gửi và nhận tới được list mail này, còn lại các mail ở ngoài sẽ không gửi tới được. Ngoài ra có thể whitelist một số hòm mail khác nằm ngoài nhóm có thể gửi tới được list mail.

Để tạo Mail list Public làm các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị như mục 1 >> Click chọn Mailing Lists

Bước 2: Điền các thông tin tạo mail list như sau

• List Name: Tên mail list
• Password: Mật khẩu mail list
  
• Password (Again): Nhập lại mật khẩu
  
• Password Generator: KH có thể click chọn mục này để tự tạo password tự động
  
• Access Type: Private
  

Bước 3: Click chọn Add để tạo mail list

Bước 4: Tại mục Mail List >> Click chọn Mange để quản trị mail list

Trong màn hình Manage >> Tiến hành cấu hình một số phần sau.

- Khai báo các thành viên trong nhóm mail list Private. Và chỉ có những thành viên được khai báo trong list này mới gửi được tới Mail list này.

[Membership Management] >> [Mass Subscriptions] >> Enter one address per line below... (Add hòm mail bằng cách thêm vào ô trống từng địa chỉ mail, và mỗi địa chỉ mail cách nhau 1 dòng)

[Membership Management] >> [Mass Subscriptions] >> Send welcome messages to new subscribees? ( gửi thông báo khi có mail mới ) >> Chọn No 

- Ngoài các thành viên trong nhóm đã được add có thể trao đổi và gửi mail được đến list mail này, thì có thể add whitelist thêm 1 số mail nằm ngoài nhóm có thể gửi tới list mail private. Trong mục [Privacy options] >> [Sender filters] >> Non-member filters àList of non-member addresses whose postings should be automatically accepted: Nhập thông tin một số hòm mail có thể gửi thư tới được list mail private này. Mỗi hòm mail được cách nhau 1 dòng.

- Trong phần [General Options] thiết lập 1 số thông tin như sau >> Submit Your Changes 

[General Options] >> Prefix for subject line of list postings ( Tiền tố cho subject được gửi tới list mail ) >> Để trắng.

[General Options] >> Send welcome message to newly subscribed members? >> Chọn No (Không gửi email thông báo chào mừng)

[General Options] >> Maximum length in kilobytes (KB) of a message body. Use 0 for no limit ( Dung lượng mail được gửi đến ) >> Chọn 0 không giới hạn. 

[General Options] >> Maximum number of members to show on one page of the Membership List >> Nhập 50 ( Số lượng member hiển thị trên 1 trang)

[General Options] >> Should the Sender header be rewritten for this mailing list to avoid stray bounces? Yes is recommended >> Chọn No (Không hiển thị Sender)

[General Options] >> Notifications >> Send monthly password reminders? ( Details for send_reminders) >> Bật tính năng này nếu bạn muốn gửi lời nhắc mật khẩu mỗi tháng một lần cho các thành viên của mình. Lưu ý rằng các thành viên có thể vô hiệu hoá lời nhắc mật khẩu riêng của họ. >> Chọn No

- Trong phần [Privacy options] thiết lập 1 số thông tin như sau >> Submit Your Changes

Tạo Mailist Public

Mail list Public: Ngoài các thành viên trong list mail này, thì các hòm mail khác vẫn có thể gửi tới được list mail này.

Để tạo Mail list Public làm các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị như mục 1 >> Click chọn Mailing Lists

Bước 2: Điền các thông tin tạo mail list như sau

• List Name: Tên mail list
• Password: Mật khẩu mail list
• Password (Again): Nhập lại mật khẩu
  
• Password Generator: KH có thể click chọn mục này để tự tạo password tự động
  
• Access Type: Public
  

Bước 3: Click chọn Add để tạo mail list

Bước 4: Tại mục Mail List >> Click chọn Mange để quản trị mail list

Trong màn hình Manage >> Tiến hành cấu hình một số phần sau.

- Khai báo các thành viên trong nhóm mail list này >> Chọn Submit your changes.

[Membership Management] >> [Mass Subscriptions] >> Enter one address per line below... (Add hòm mail bằng cách thêm vào ô trống từng địa chỉ mail, và mỗi địa chỉ mail cách nhau 1 dòng)

[Membership Management] >> [Mass Subscriptions] >> Send welcome messages to new subscribees? ( gửi thông báo khi có mail mới ) >> Chọn No

- Trong phần [General Options] thiết lập 1 số thông tin như sau >> Submit Your Changes

[General Options] >> Prefix for subject line of list postings ( Tiền tố cho subject được gửi tới list mail ) >> Để trắng.

[General Options] >> Send welcome message to newly subscribed members? >> Chọn No (Không gửi email thông báo chào mừng)

[General Options] >> Maximum length in kilobytes (KB) of a message body. Use 0 for no limit ( Dung lượng mail được gửi đến ) >> Chọn 0 không giới hạn.

[Privacy options] >> [Sender filters] >> Action to take for postings from non-members for which no explicit action is defined ( Tự động duyệt thư của những thành viên không nằm trong list mail ). >> Chọn Acpect (Không cần duyệt bài)

[Privacy options] >> [Receipt filters] >> Must posts have list named in destination (to, cc) field (or be among the acceptable alias names, specified below) ( Khi gửi thư tới list mail thì phải có đầy đủ các trường như to, cc )? (Details for require_explicit_destination) Chọn No

[Privacy options] >> [Receipt filters] >> Ceiling on acceptable number of recipients for a posting ( Số người nhận được gửi tới ). Chọn 0 ( for no ceiling )

Hướng dẫn Suppend Mailbox

TH mà quản trị viên muốn tạm dừng hoạt động của 1 mailbox thì làm các bước sau

Bước 1: Đăng nhập tài khoản quản trị như mục 1 >> Click chọn Email Accounts

Bước 2: Chuyển sang tab Email Accounts >> Điền tên email cần tạm dừng tại ô Email Accounts để tìm kiếm >> Click chọn Manage Suspension

Bước 3: Thực hiện tạm dừng hoạt động email theo các thông tin như sau

Bước 4: Click chọn Save để lưu lại thông tin

Quản lý tài nguyên gói mail

Để quản lí tài nguyên gói mail thì đăng nhập tài khoản quản trị như hướng dẫn mục 1. Tìm đến mục STATISTICS để kiểm tra tài nguyên.